Cách làm sơ đồ trong word đơn giản mà đẹp, không bị nhảy

Cách làm sơ đồ trong word là điều rất cần thiết để làm rõ hơn nội dung văn bản, kế hoạch. Chúng giúp bạn đơn giản hóa vấn đề cần bàn và tạo sự khái quát cho người xem hình dung. Không những thế sơ đồ trong bài còn thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp và khả năng khái quát vấn đề của bản. Chính vì thế bạn cần biết những thao tác cơ bản về vẽ sơ đồ để lấy lòng thầy cô giáo, phục vụ công việc.

1. Đôi nét về sơ đồ trong word?

Trước khi học cách làm sơ đồ trong word, chúng ta cần tìm hiểu sơ đồ là gì nhé. Sơ đồ hay còn gọi là lưu đồ, sơ đồ khối và riêng tiếng anh là Flowchart. Chúng biểu diễn một quá trình các bước dưới dạng các loại hình hộp khác nhau theo thứ tự các mũi tên. Theo đó Frank Gibreth chính là vị kỹ sư đầu tiên tạo ra “Process Flow Charts” – Biểu đồ quy trình vào năm 1921.

Sơ đồ được dùng phổ biến trong trong thiết kế và dẫn chứng những công việc hoặc chương trình phức tạp. Chúng giúp hình ảnh hóa các vấn đề giúp người xem dễ hình dung việc gì đang diễn ra. Sau đó họ có thể tìm được nút thắc, điểm yếu của những vấn đề chưa rõ ràng khác trong vấn đề đó. Không những thế trong quá trình vẽ sơ đồ trong Microsoft word bạn sẽ hiểu logic vấn đề và cung cấp thông tin chi tiết để mọi thứ hoàn hảo hơn.

Chung quy lại việc vẽ sơ đồ có những công dụng cụ thể như sau: Kiểm tra tất cả các quá trình; Truyền đạt các bước trong quá trình một cách dễ hiểu; hệ thống lại toàn bộ vấn đề, kiến thức; Hoàn thiện quy trình bằng các loại bỏ các bước dư thừa; Tìm ra và khắc phục sự cố tiềm ẩn; Cải thiện quy trình.

Sơ đồ cong ty minh họa
Đây là ví dụ minh họa về sơ đồ đơn giản hệ thống chức vụ trong công ty., Ảnh: Internet

2. Hai cách làm sơ đồ trong word cơ bản mà đẹp, không bị nhảy

Trong cuộc sống bất cứ ai bất cứ công việc, ngành nghề nào cũng có thể sử dụng sơ đồ. Chỉ với một chút kỹ năng năng, trí tưởng tượng người dùng có thể đơn giản hóa cuộc sống và công việc của mình bằng sơ đồ. Trong đó công cụ đơn giản có sẵn và phổ biến nhất để tạo sơ đồ nhanh chóng là Microsoft Word. Vì vậy dưới đây hãy cùng tìm hiểu cách làm sơ đồ trong word đơn giản nhé!

2.1. Cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art

2.1.1. Chọn sơ đồ mặc định phù hợp với hệ dung

  • Bước 1: Bạn hãy mở word lên nhấp chuột vào chọn Insert => Smart Art. Lưu ý đối với word 2007, 2010, 2016 nút Smart Art sẽ nằm kế bên nút Shapes.
Cách vẽ sơ đồ
Đầu tiên hãy mở word lên nhấp chuột vào phần Insert. Ảnh: Internet

Còn đối với Word 2013 thì nút Smart Art sẽ nằm ở vị trí phía trên Chart khi nhấn vào Insert.

  • Bước 2: Khi bạn vào hộp Smart Art sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn trong danh sách sơ đồ phù hợp với nội dung yêu cầu của mình nhất. Khi chọn được sơ đồ thích hợp bạn hãy nhấn nút “OK”. Một số sơ đồ gợi ý như:

List (Kiểu sơ đồ danh sách)

Process (kiểu sơ đồ quá trình)

Cycle (kiểu sơ đồ tổ chức)

Hierarchy (kiểu sơ đồ tổ chức)

Relationship (kiểu sơ đồ quan hệ)

Matrix (kiểu sơ đồ ma trận)

Pyramid (kiểu sơ đồ kim tự tháp)

Picture (mẫu sơ đồ có thể chèn thêm ảnh từ bên ngoài)

Cách làm sơ đồ trong word chọn loại biểu đồ
Các loại biểu đồ được lập trình sẵn trong word sẽ giúp bạn thực hiện cách làm biểu đồn tiện lợi, nhanh chóng. Ảnh: Internet

2.1.2. Cách chỉnh sửa và bổ sung sơ đồ trong word

  • Bước 3: Sau khi đã chọn được loại sơ đồ phù hợp bạn hãy bắt đầu điền nội dung phần text để hiển thị bên trong sơ đồ.

Ví dụ: nếu bạn chọn cách làm sơ đồ trong word là Hierarchy (kiểu sơ đồ tổ chức). Bạn hãy nhập dòng chữ “Giám đốc” vào ô text đầu tiên và trên cùng. Điền theo thứ tự chức danh giảm dần ở các ô còn lại.

Biểu đồ ví dụ
Sau khi chọn lại biểu đồ và có các ô trống bạn hãy nhập text nội dung. Ảnh: Internet

Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa hoặc bổ sung thêm bất kỳ ô nào trong mẫu sơ đồ bạn có thể dùng cách:

Nếu muốn thêm: Nhấp chọn ô vị trí muốn thêm sau đó chọn Design => Add shapes chúng sẽ xuất hiện các vị trí chèn ô như:

Add Shape After – Chèn ô ở phía sau => Xuất hiện ở bên phải

Add Shape Before – Chèn ô ở phía trước => Xuất hiện ở bên trái

Add Shape Above – Chèn ô ở phía trên một mức

Add Shape Below – Chèn ô ở phía dưới một mức

Ví dụ như nếu bạn muốn chèn thêm một ô phía trên ô “Giám đốc” để thêm chức vụ “Tổng giám đốc” thì bạn hãy nhấn chọn vào ô “Giám đốc”. Tiếp theo di chuyển chuột đến Design chọn Add shapes chọn Add Shape Above. Lúc này phía trên sẽ xuất hiện ô mới trên ô “Giám đốc”. Lúc này bạn có thể nhập text dữ liệu chức vụ vào ô phía trên.

Cách làm sơ đồ trong word thêm ô hình khối
Muốn thêm ô ở trị trí nào bạn chỉ cần nhấp chọn vào vị trí ô muốn thêm và thực hiện lệnh như hướng dẫn trong bài. Ảnh: Internet

2.1.3. Cách vẽ trang trí sơ đồ tự làm trong word

  • Bước 4: Nếu bạn cảm thấy đơn điệu với màu sắc cùng loại đơn giản của sơ đồ bạn có thể thay đổi màu ô của chúng. Lúc này bạn hãy nhấp vào Design => Change Color. Sau đó chọn biểu tượng được gợi ý màu sắc có sẵn.
Chọn màu sơ đồ
Bạn có thể thay đổi màu sắc cho sơ đồ để chúng sinh động và ấn tượng hơn. Ảnh: Internet

Chỉ các bước đơn giản bạn đã có thể hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art. Các sơ đồ hệ thống sẵn này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Đặc biệt là bạn không phải sử dụng nhiều thao tác phức tạp, khó nhớ để biểu thị sơ đồ.

2.2. Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes

2.2.1. Vẽ sơ đồ thủ công

Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes sẽ tốn nhiều thời gian hơn so với cách vẽ bằng Smart Art. Chính vì thế muốn thực hiện nhanh hơn ở cách này bạn cần liệt kê những ý chính, lượt bớt những ý không cần thiết. Điều này sẽ tinh gọn và biểu đồ được làm nhanh hơn.

  • Bước 1: Bạn hãy vào word sau đó nhấn chọn Insert => sau đó chọn bất kỳ hình khối nào phù hợp và hài hòa.
Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes
Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes sẽ thủ công và mất thời gian hơn. Ảnh: Internet
  • Bước 2: Bạn chọn vị trí muốn vẽ trên trang, tiếp theo nhấn chuột trái và kéo thả để tạo ra khung hình đã chọn. Dựa vào các ý chính của vấn đề muốn thể hiện bạn hãy vẽ thêm số lượng hình khối tương ứng. Theo đó bạn hãy tiếp tục nhấn phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái (Khi con trỏ xuất hiện dấu thap). Sau đó hãy tiến hành kéo thả hình ở các vị trí khác.
Cách làm sơ đồ trong word vẽ hình khối
Bạn hãy dùng tay giữ chuột trái kéo thả để vẽ hình khối. Ảnh: Internet

Một cách khác nếu bạn thấy khó với thao tác kéo thả chuột thì có thể bạn có thể tiến hành sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V.

copy-hinh-khoi.jpg
Thao tác sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V sẽ giúp bạn đẩy nhanh tốc độ. Ảnh: Internet
  • Bước 3: Bạn hãy điều chỉnh style theo sở thích. Vào chọn Format => trong đó khung Shape Style sẽ có các chức năng như sau:

Shape Fill – Màu hình nền bên trong khung hình

Shape Outline – Màu viền, độ dày của viền, kiểu viền nét đứt, nét liền…

Shape Effects – Hiệu ứng 3D, đổ bóng…

Chỉnh thêm viền
Bạn có thể chọn các lệnh để trang trí cho hình khối thêm đẹp mắt, nổi bật. Ảnh: Internet

2.2.2. Tạo sự liên kết trong sơ đồ

  • Bước 4: Hãy tiến hành vẽ thêm các đường thẳng hoặc các đường mũi tên để tạo sự liên kết. Lúc này bạn hãy vào Insert => Shapes => chọn đường mũi tên hoặc đường thẳng tùy thích.
Cách làm sơ đồ trong word vẽ mũi tên
Bạn có thể nối các hình khối tạo liên kết bằng mũi tên hoặc đường thẳng. Ảnh: Internet

Khi bạn muốn tăng độ dày của các đường bạn hãy chọn Format => Shape Outline => Weight => độ dày tùy thích.

Độ dầy mũi tên
Bạn có thể tự do tăng giảm độ dày mũi tên, viền khung màu. Ảnh: Internet

2.2.3. Trang trí và hoàn thiện sơ đồ

Khi vẽ sơ đồ trong word có nhiều hình ( đối tượng vẽ bằng shape), hãy nhóm chúng lại để tránh tình trạng xô lệch. Thay đổi bố cục được thực hiện bằng cách:

Nhấn phím Ctrl sau đó dùng chuột click vào chọn hết sơ đồ. Sau đó nhấp chuột phải để chọn Group.

cách làm sơ đồ trong word căng chỉnh nhóm
Bạn có thể căn chỉnh để sơ đồ ngay ngắn không xô lệch. Ảnh: Internet
  • Bước 5: Hãy tiến hành điền nội dung text vào các hình hộp. Bước này thực hiện khá dễ bạn chỉ cần nhấp chọn hình, nhấp chuột phải chọn Add text sau đó nhập text vào.
Nhập chữ vào
Hãy điện nội dung text vào để hoàn thành sơ đồ. Ảnh: Internet
  • Bước 6: Sau khi nhập dữ liệu xong là bạn đã hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes.
cách làm sơ đồ trong word hoàn thành
Đây là sơ đồ hoàn thiện từ cách dùng công cụ Shapes trong word. Ảnh: Internet

Hai cách làm sơ đồ trong word được hướng dẫn trên đây hy vọng sẽ cung cấp cho bạn kiến thức hữu ích. Sơ đồ sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học và ghi được điểm cộng trong lòng sếp. Đặc biệt trong học tập, các thủ thuật word này cũng giúp ích rất nhiều cho việc hệ thống kiến thức. Chúc các bạn thực hiện sơ đồ thành công và hài lòng nhé!

Ngọc Hân

Hữu Ích Đáng tin cậy

    CHỦ ĐỀ MỚI