1. Phím tắt thường dùng khi tạo mục lục trong Word 2003
Cách làm mục lục trong word 2003 đầu tiên bạn cần phải nắm được một số lệnh phím tắt thường xuyên sử dụng. Trong lúc mới bắt đầu thực hiện soạn thảo văn bản bạn hãy ghi nhớ và sử dụng chúng. Các thao tác phím này sẽ giúp bạn làm việc nhanh và gọn gàng hơn.
Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)
Lưu ý từ Heading 4 trở đi bạn sẽ không dùng phím tắt theo thứ tự tăng dần như trên. Thay vào đó bạn sẽ dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting. Tiếp theo cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading theo ý muốn.
2. Cách làm mục lục trong word 2003 đơn giản nhanh nhất
Để thực hiện được cách làm mục lục trong word 2003 bạn cần tiến hành 2 bước. Đầu tiên phải chọn các đề mục cần đưa vào mục lục. Thông thường chỉ dùng đến cấp 3 theo dạng phân cấp 1 (Heading 1) => 1.1 (Heading 2) => 1.1.1 (Heading 3)… Phần thứ 2 là thêm mục lục tự động. Theo đó bước đầu rất quan trọng bạn cần làm đúng để bước thứ hai thao tác nhanh hơn nhé!
2.1. Cách tạo Heading làm mục lục trong word 2003
Đầu tiên bạn hãy tiến hành bôi đen đoạn văn bản chọn làm tiêu đề. Lúc bôi hãy bôi vừa đủ không bôi thêm khoảng trống hay văn bản thường vào mục lục. Sau đó bạn chọn tổ hợp một trong 3 loại Heading tương ứng với nội dung văn bản.
Ví dụ: để áp dụng cho “Mục lục 1” bạn hãy dùng tổ hợp phím Alt + Ctrl + 1 (Heading 1). Hoặc nếu bạn muốn dùng ngoài 3 loại Heading trên thì có thể dùng hộp Style chọn loại Heading phù hợp.
2.2. Thay đổi định dạng font chữ của Heading Office 2003
Vào hộp Style/More hoặc vào Format => Style and Formatting…
Trên màn hình sẽ hiện ra panel Style and Formatting bên tay phải, chọn vào Heading 1.
Trên ô Formatting of Selected nhấp chọn Modify
Hộp thoại Modify Style xuất hiện
Name: Tên Heading
Formatting: Định dạng font chữ
Add to template: nếu bạn muốn áp dụng định dạng này này cho cả những file sau thì đánh dấu tick vào. Nếu không đánh dấu thì chúng chỉ áp dụng cho file hiện tại.
Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading, chúng sẽ tự động cập nhật lại mà không cần vào hộp thoại Modify Style chỉnh sửa.
Format: Một số định dạng khác cho Heading
Front: Mở hộp thoại Font để điều chỉnh định dạng phông chữ.
Paragraph: Mở hộp thoại Paragraph để điều chỉnh định dạng văn bản.
Tabs: Mở hộp thoại Tabs để đặt Heading có định dạng tabs.
Border: Mở hộp thoại Border để đặt Heading có định dạng đường viền
Language: Mở hộp thoại Language để chỉnh sửa kiểm tra lỗi chính tả từ ngữ.
Frame: Mở hộp thoại Frame đổi Heading thành frame để có thể di chuyển mọi vị trí file văn bản.
Numbering: Mở hộp thoại Bullets and Numbering để đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động.
Shortcut key: Mở hộp thoại Customize Keyboard để sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading.
Lưu ý sau mỗi thao tác phía trên bạn cần bấm nút “Ok” để lưu hoặc “Close” đóng lại để hoàn thành thao tác định dạng.
2.3. Cách hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
Bước 1: Bạn hãy lựa chọn vị trí đặc mục lục ở đầu hoặc ở cuối văn bản.
Bước 2: Vào Insert => Reference => Index and Tables…
Bước 3: Sau khi hộp thoại Index and Tables hiện ra bạn nhấp chọn thể Table of Contents. Trong đó sẽ có các mục:
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang (muốn chúng hiển thị thì tick vào ô vuông)
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải (muốn chúng hiển thị thì tick vào ô vuông)
Use hyperlinks instead of page numbers: Liên kết từ mục lục đến các trang đặt Heading (muốn chúng liên kết thì tick vào ô vuông)
Tab leader: Chọn lại đường tab từ cuối Heading đến số trang
Show levels: Số cấp độ Heading
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options: Mở hộp thoại Table of Contents Options để tùy chọn một số tính năng hữu dụng khác.
Nút Modify: Mở hộp thoại Style để sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động vừa làm.
Trong trường hợp file đã có sẵn mục lục tự động bạn chỉ cần đồng ý để thay đổi định dạng font chữ. Theo đó bạn sẽ nhấn tick vào “Yes” khi hộp thoại Style xuất hiện thông báo “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?”. Ngoài font chữ của nội dung văn bản được thay đổi, MS Word cũng tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Bước 4: Kích vào nút Ok để MS Word thể hiện mục lục
Ở phần mục lục này các tự liên kết tự động sẽ cho phép bạn click chuột để nảy đến đúng mục và số trang bạn cần tìm.
Trong trường hợp bạn còn đang tiếp tục làm việc với file . Bạn có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và thực hiện thao tác cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo để hoàn thiện và cập nhật lại chính xác các đề mục và hiển thị số trang.
Như vậy cách tạo mục lục trong word 2003 đã được hướng dẫn một cách chi tiết. Bạn có thể dựa vào hướng dẫn này để hoàn thiện chỉnh chu, chuyên nghiệp phần văn bản của mình.
3. Ưu điểm của cách tạo mục lục trong word 2003 bằng Style and Formatting
Cách tạo mục lục trong word 2003 bằng việc sử dụng Style and Formatting mang lại nhiều ưu điểm và hiệu quả trong quá trình hoàn thiện soạn thảo văn bản. Chúng bao gồm:
- Tính tốc độ: Khi sử dụng Style and Formatting việc tạo mục lục sẽ tiện lợi, nhanh chóng hơn khi bạn định dạng từng phần riêng biệt. Trường hợp bạn muốn thay đổi màu sắc, kiểu chữ, gạch đầu dòng… bạn chỉ cần thao tác nhanh thiết lại lại với style.
- Tính nhất quán: Tất cả các đề mục trong văn bản của bạn sẽ được đảm bảo định dạng chính xác nhất. Chúng cũng tránh bỏ sót đề mục quan trọng.
- Tính điều hướng: Style and Formatting có thể giúp bạn đánh dấu tự động khi bạn kích hoạt Navigation Pane. Một cái click chuột vào tiêu đề bạn sẽ đi đến phần tư liệu cần tìm.
- Tính hữu ích: Bạn có thể bổ sung heading vào bất kỳ đoạn văn bản nào mà không làm thay đổi tính chất văn bản.
Cách tạo mục lục trong word 2003 sẽ không quá khó khăn khi bạn có sự hỗ trợ của bài viết. Hi vọng những thông tin thủ thuật word này sẽ giúp ích cho bạn hoàn thiện văn bản của mình. Chúc bạn thành công tạo lập mục lục tự động thể hiện tính chuyên nghiệp, chỉ trong công việc lẫn học tập nhé!
Ngọc Hân